W niemal każdej firmie pomimo posiadania poczty elektronicznej nadal pozostają faksy.
W wielu firmach ze względu na specyfikę, faks jest nadal główną metodą kontaktu pomiędzy firmami. Natomiast wiele firm nie ma świadomości, że zwykłe faksy można zastąpić standardowy faks wersją faksu elektronicznego.
Podstawowa różnica polega na tym, że faks zamiast drukować się na taśmie faksowej lub kartce papieru zapisywany jest w pliku w komputerze i druga różnica, że zamiast klasycznego faksu używany jest modem w komputerze.
Zalety stosowania komputerowego systemu faksowego:
-
odbieranie faksów bezpośrednio w komputerze,
-
wysyłanie faksów bezpośrednio z komputera,
-
automatyzację wysyłania faksów za pomocą zaplanowanych zadań w programie (np. automatyczne wysyłanie faktur),
-
posiadanie w komputerze wszystkich wysłanych i otrzymanych faksów, co pozwala na podgląd lub wydrukowanie ponownie dowolnego faksu,
-
zmniejszenie kosztów wysyłania i odbierania faksów, ponieważ użytkownik decyduje czy chce dany faks wydrukować,
-
zmniejszenie ilości dokumentacji papierowej w firmie, ponieważ nie musimy dokumentu drukować a jedynie zapisać np. w formacie pdf,
-
możliwość wysyłania i odbierania faksów przez użytkowników mobilnych,
-
możliwość rozpoznawania tekstu na przesłanym faksie przez program typu OCR, co pozwala na skopiowanie i edytowanie faksu bez potrzeby przepisywania go,
-
możliwość integracji z programami typu CRM.
Systemy faksowe występują w wersjach dla systemów Windows lub Linux.
Rodzaje systemów faksowych:
-
nie wymagające dodatkowego serwera, ponieważ instalują się na jednym stanowisku roboczym,
-
wykorzystujące dowolny komputer w sieci jako serwer faksów,
-
wykorzystujące serwer z systemem Linux,
-
wykorzystujące serwer z systemem Windows np. Serwer 2008.
Komputerowe systemy faksowe zwiększają efektywność pracowników, skracają procesy i obniżają koszty firmy.
W zależności od potrzeb oraz posiadanej już infrastruktury informatycznej doradzimy i wdrożymy odpowiedni i najtańszy system faksowy.
